¿A dónde vas? Manzanas traigo…

¿No os da la sensación de que en algunas reuniones de trabajo parece que habléis otro idioma distinto al del resto de compañeros?, ¿que estéis hablando en otro lenguaje totalmente ajeno a los demás?

Este post va dirigido a todos aquellos que han participado en reuniones de proyecto en las que han asistido directamente los clientes, y que además han participado distintos niveles jerárquicos de la organización….en este caso:

– La responsable del proyecto (CLIENTE)

– La diseñadora del proyecto (CLIENTE)

– El director comercial o director de ingeniería (EMPRESA)

– El jefe del proyecto (EMPRESA)

– El responsable técnico (EMPRESA)

Por favor, dedicadle 5 minutos a este fantástico vídeo en el que, en tono de humor, podréis comprobar cómo la comunicación puede volverse insostenible en una reunión de trabajo…

(PODÉIS SELECCIONAR SUBTÍTULOS EN CASTELLANO)

Está claro que en toda empresa debe haber cierto empuje (presión) por parte de los estamentos superiores hacia los colaboradores, ellos son responsables de «forzar» un poco la máquina, de exigir casi lo imposible, de llevarnos al límite de la creatividad, pero una cosa es eso y otra lo que ocurre en el vídeo…

¿Qué podemos observar en esta escena? ¿qué situaciones habituales de empresa se dan en ella?…veamos:

– Falta de escucha: ¿en qué actitud están todos los participantes con respecto al «experto», actitud de escucha o simplemente de exigencia?

– Convivencia en la misma reunión, de gestores (sin competencia técnica) con expertos: Gestores que desconocen el alcance y la dificultad de la materia y expertos que no tienen la capacidad de observar de forma global el proyecto (aunque en este ejemplo pocas opciones le dan al responsable técnico…). Como decía mi abuela…»para saber mandar hay que saber hacer las cosas y saber lo que cuestan»

– La soledad del experto: ¿Es el experto el único responsable del éxito del proyecto? ¿Le estamos dando el apoyo que requiere? ¿y nuestro compromiso, está con él o exclusivamente con nosotros mismos?

– La adulación al jefe: ¿Cómo actuamos delante del jefe en la reunión? ¿nos comportamos con la misma sinceridad y compañerismo que cuando no está? ¿adoptamos papeles distintos en función de los participantes? ¿estamos siendo coherentes e íntegros con nuestro comportamiento?

– La aceptación de compromisos ajenos, aquellos compromisos que más tarde tendrán que afrontar otros compañeros: ¿decidimos nosotros el compromiso por nuestros colaboradores? ¿les pedimos opinión para luego no tenerla en cuenta? ¿cuál será su grado de compromiso cuando ellos no hayan participado en las decisiones?

– El desconocimiento de la materia por parte del cliente: ¿Cuántas veces el cliente pide cosas que ni siquiera sabe lo que cuestan? aun diría más…¿cuántas veces no saben ni lo que significa?

– Cambios constantes, por parte del cliente, de los datos de partida del proyecto: Cuando comenzamos el proyecto ¿cuántas veces cambia el cliente los datos de partida? ¿es consciente nuestro cliente, o peor aún… es consciente nuestro jefe y el jefe de nuestro jefe, de la complejidad y esfuerzo que requiere un simple cambio en los datos de partida del proyecto? ¿se debe a un cambio necesario o a una mala planificación y análisis del proyecto por parte del cliente? Si viene del cliente ¿todo vale?

– El cliente basa su relación con nosotros exclusivamente en el coste, rapidez de servicio y disponibilidad para decir a todo «que sí»: Está claro que son parámetros muy importantes, pero….¿son los únicos?

– Las posiciones de cada asistente están claras, pero…cuales son realmente sus intereses y necesidades?: Cada uno «barre para su casa» pero…y si su casa pudiera ser «nuestra casa»?.

Soy consciente de que la «situación ideal» no existe. Ojalá pudiéramos tener reuniones de proyecto en las que todos los asistentes fueran competentes al 100%, entendieran el trabajo con la máxima exactitud y fueran planificados (ni siquiera tenemos la osadía de suponer que nosotros somos así, claro), pero si que sería interesante al menos detectar, tomar conciencia, de qué puntos están fallando en la comunicación.

Recuerdo mi etapa como responsable técnico, director de proyectos y director de departamento y he de reconocer que he sido el primero en cometer los errores de los que hablo, pero también es cierto que gracias a ellos, aprendí.

En las sesiones de coaching de equipos que realizo, me encuentro habitualmente equipos que NO SON CONSCIENTES DE LA FALTA DE COMUNICACIÓN, y es necesaria la toma de conciencia ya que «solo podemos observar aquello que somos capaces de distinguir».

Por tanto, es muy importante que para abordar trabajos en equipo con ciertas garantías, seamos conscientes y tengamos en cuenta los siguientes conceptos:

– Trabajar desde una comunicación eficiente: No es suficiente emitir un mensaje, sino cerciorarse de que el mensaje llegó al receptor con claridad y sin interferencias.

– Solicitar feedback del mensaje: ¿qué has entendido de lo que te he dicho? ¿necesitas alguna aclaración? ¿es mi lenguaje el adecuado para tu comprensión?

– Adaptar el mensaje al interlocutor: ¿el nivel técnico de la reunión es adecuado para todos los asistentes? ¿hay que explicar de otra forma las cosas?

– Conocer la materia de lo que se va a tratar: Saber la incidencia y el impacto (en tiempo, esfuerzo y coste) que supone cada cosa que se pide y ser rigurosos a la hora de aceptar cambios en las exigencias del cliente. Está claro que el cliente manda, pero estoy seguro que con habilidad, paciencia y sentido común, se le puede ir educando hacia la planificación y el análisis.

– Relacionarse desde la escucha activa: Escuchar es mucho más que oír y escuchar de forma activa es, además, estar pendiente de todas las fuentes de comunicación de los asistentes, cuerpo, gestos, manos, cara, postura, tono de voz, mirada… Además hay que «estar presente», nuestra actitud debe ser de dedicación, de entrega y de servicio.

– Empatizar con todos los participantes: Tener la habilidad de ponernos en sus zapatos. Por ejemplo, si yo fuera el director de ingeniería podría pensar…¿cómo estará percibiendo el responsable técnico todo lo que le estamos solicitando? ¿siente que estamos con él o contra él? ¿de qué otra forma podría defender el proyecto para que se sintiera más cómodo? ¿y si le preguntara qué necesita de mí?…y en el caso del responsable técnico…¿estaré poniendo demasiadas pegas el proyecto? ¿estoy utilizando excusas para no comprometerme o hacer mi trabajo de la forma menos exigente y cómoda, en lugar de ser exigente y creativo?

…pero lo más importante…

…LA VISIÓN COMPARTIDA: ¿Compartimos todos los asistentes de la reunión la misma visión? ¿Estamos alineados todos de igual forma en el proyecto? ¿Todos tenemos el mismo compromiso? ¿Somos conscientes de que todos formamos parte de la misma cadena de valor y que debemos trabajar unidos para ser competitivos (incluido el cliente)? ¿sabemos qué piensa cada uno de los participantes del proyecto y sobre el trabajo que vamos a realizar?

Espero que os haya gustado el artículo y os invito a que lo compartáis si así lo consideráis.